Datenschutzerklärung
Kunden

Datenschutzerklärung für Kunden
Stand 20.10.2022

Wir möchten Ihnen nachfolgend gerne Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten geben

Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrecht ist die
Grothe IT-Service GmbH
Biberweg 20
56566 Neuwied
Vertreten durch Herrn Heiko Schrörs (Geschäftsführer)

Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen und die Kontaktmöglichkeiten im Impressum unserer Internetseite: https://www.grothe-it.de/impressum

Datenschutzbeauftragter

Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt, obwohl keine Verpflichtung besteht.

Unser Datenschutz-Team erreichen Sie unter:datenschutz@grothe.it

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
Klemens Hellmann LL.M.
c/o CDV Consulting GmbH
Ferdinand Sauerbruch Straße 28
56073 Koblenz
+492618844699
k.hellmann@cdv-consulting.de

Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Wir verarbeiten die Daten, die wir von Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber erhalten haben und die für die Vertragsbegründung, -durchführung, -erfüllung sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Es handelt sich dabei insbesondere um Kontaktdaten, die wir für die Kommunikation benötigen und – wenn Sie bereits unser Kunde oder dessen Ansprechpartner sind – um personenbezogene Daten für Ticketberichte, die im Einzelfall zur Kontrolle von Rechnungen benötigt werden. Ohne die Bereitstellung der Daten ist eine Vertragsbeziehung und Bearbeitung Ihrer Anliegen nicht möglich.

Unsere Aufgaben umfassen u.a.  e (z.B. Wartungsdienstleistungen), aber auch die Unterstützung für Sie als Anwender der EDV. Als IT-Dienstleister verarbeiten wir dabei ggf. zusätzlich personenbezogene Daten Ihrer eigenen Kunden, Lieferanten etc. – diese Verarbeitung findet dann aber nur auf Ihren Systemen statt und nur im Rahmen unseres Auftrags.

Wir nutzen ggf. Ihre Postanschrift, um unser berechtigtes Interesse daran zu verfolgen, unsere Produkte und Services bei Kunden zu bewerben (Direktwerbung per Post). Wir dürfen Ihre E-Mail- Adresse, die wir im Rahmen der Inanspruchnahme unserer Leistungen erhoben haben, darüber hinaus auch ohne Ihre vorherige Einwilligung nutzen, um Ihnen E-Mails mit unseren Angeboten zu senden, die den von Ihnen bereits bei uns bestellten Waren oder Dienstleistungen ähneln, wenn Sie dem Erhalt solcher Nachrichten nicht widersprochen haben.

Sofern erforderlich und gesetzlich zulässig, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentlichen Vertragszwecke hinaus zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Erfüllung eines Vertrags (z.B. Wartungsvertrag mit inkludierten Beratungsleistungen bei auslaufendem Herstellersupport) oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. Falls erforderlich, schließen wir zusätzlich zum Hauptvertrag einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab.

Die personenbezogenen Daten von Ansprechpartnern z.B. in Kunden- Unternehmen verarbeiten wir auf der Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Für unsere Direktwerbung per Post ist Rechtsgrundlage ebenfalls Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Für E-Mails an Bestandskunden mit unseren Angeboten, die den von Ihnen bereits bei uns bestellten Waren oder Dienstleistungen ähneln, wenn Sie dem Erhalt solcher Nachrichten nicht widersprochen haben, ist die Grundlage § 7 Abs. 3 UWG. Sie sind berechtigt, der Nutzung Ihrer E-Mailadresse zu dem vorbezeichneten Werbezweck jederzeit mit Wirkung für die Zukunft durch eine Mitteilung an den zu Beginn genannten Verantwortlichen zu widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Nach Eingang Ihres Widerspruchs wird die Nutzung Ihrer E-Mailadresse zu Werbezwecken unverzüglich eingestellt.

Sofern erforderlich und gesetzlich zulässig, verarbeiten wir gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO Ihre Daten über die eigentlichen Vertragszwecke hinaus zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen . Hier sind z.B. steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen zu nennen.

Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte) , ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO gegeben. Diese Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Wie lange werden die Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für das Erreichen des Zweckes der Datenverarbeitung wie vorstehend beschrieben erforderlich ist und unter Beachtung etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Im Einzelnen:
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung bzw. zur Erfüllung vertraglicher Zwecke. Dies umfasst u.a. auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages.
Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgeschriebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen sechs bis zehn Jahre.
Schließlich richtet sich die Speicherdauer im Einzelfall nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z.B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.
Wir können Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies nach den in dieser Datenschutzerklärung dargelegten Zwecken und Rechtsgrundlagen zulässig ist.

Im Rahmen der Vertragsdurchführung werden personenbezogene Daten von uns in der Regel auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO erfolgt. Wir setzen teilweise auch selbst Dienstleister/Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) zur ordnungsgemäßen Geschäftsabwicklung ein.

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Vertrages oder, auf Ihren Antrag hin, zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist, uns Ihre Einwilligung vorliegt oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

• Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Staatsanwaltschaft, Polizei, Aufsichtsbehörden, Finanzamt) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
• Empfänger, an die die Weitergabe zur Vertragsbegründung oder -erfüllung unmittelbar erforderlich ist, wie z.B. Hersteller, mit denen Ihr Unternehmen u.U. ebenfalls eine Geschäftsbeziehung hat. Es können aber auch weitere Lieferanten sein, wenn es z.B. für die Lizenzlieferung erforderlich ist, oder Garantie-Leistungen von Herstellern in Anspruch genommen werden. Beispielhaft zu nennen sind: Als Cloud-Anbieter Microsoft mit Office365, die Telekom, CleverReach (Mail-Verteil-System für Notfälle) und Sophos (Security).

Kommt es zu einer rechtlichen Auseinandersetzung, werden die für die zweckentsprechende Rechtsverfolgung (Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechten) notwendigen Daten an Rechtsvertreter sowie die zuständigen Gerichte und Behörden übermittelt.

Wo werden die Daten verarbeitet?

Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet. Sollten wir Kunden- und/oder Lieferanten-Daten unserer Kunden verarbeiten, dann geschieht dies auf Systemen, auf die wir keinen Einfluss haben.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft,
• Recht auf Berichtigung oder Löschung,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit.

Das bedeutet im Detail:

Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO):

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) oder f) DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Die jeweilige Rechtsgrundlage, auf der eine Verarbeitung beruht, entnehmen Sie bitte dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wenn Sie widersprechen, werden Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verwendet.

Sie können jederzeit eine Bestätigung von uns darüber verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten. Dazu können Sie uns jederzeit über die am Anfang dieser Datenschutzerklärung angegebenen Wege kontaktieren.

Außerdem haben Sie das Recht auf Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung oder Löschung der von Ihnen verarbeiteten Daten. Unter den Voraussetzungen des Art. 20 der DSGVO haben Sie außerdem das Recht auf Datenübertragbarkeit, also die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln.

Wir nutzen keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Ein Profiling findet nicht statt.

Sie haben außerdem unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer (Datenschutz-) Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen deutsches oder europäisches Datenschutzrecht verstößt. Für Rheinland- Pfalz ist Aufsichtsbehörde: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Postanschrift: Postfach 30 40, 55020 Mainz, Besucheradresse: Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz, Telefon: +49 (0) 6131 8920-0, Telefax: +49 (0) 6131 8920-299, E-Mail: poststelle(at)datenschutz.rlp.de.

Widerspruch gegen Werbe-E-Mails

Der Nutzung von veröffentlichten Kontaktdaten oder Mailadressen zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Die Betreiber der Seiten behalten sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor.

Änderung unserer Datenschutzbestimmungen

Änderungen treten mit der Veröffentlichung der überarbeiteten Datenschutzerklärung in Kraft. Bitte beachten Sie daher die jeweils aktuelle Version unserer Datenschutzerklärung. Das Datum der letzten Überarbeitung dieser Datenschutzerklärung finden Sie am Seitenanfang.